Problematika elektronického doručování v pracovněprávních vztazích

The issue of electronic delivery in labor law

 JUDr. Martin Janák*

Annotation

Act No. 262/2006 Coll., The Labour Code, as amended, as the basic law regulating relations between employers and employees also provides area concerning delivery. This is contained in concreto, quite secretly, in the thirteenth, fourteenth head, § 334 to § 337 of the Labour Code. In the service of documents in labor relations is therefore necessary that the party employment relationship governed by the above rules and not under any other regulation or by established practices. In usual business practice is not the exception, that the employee or employer does not know about delivery regulations under the Labour Code. Such causal knowledge, the Parties commit often completely unnecessary mistakes that can legally cause fatal consequences such as ineffectiveness of the notice or other signifiant acts. Due note that the rules governing the delivery area under the Labour Code is essentially mandatory treatment, which does not allow the contracting parties to negotiate anything else. The aim of this article is particularly to familiarize the reader, whether as an employee or employer, with the legal regulation of electronic delivery in labor relations, which they are participants.

I. Úvodem

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce ve znění pozdějších předpisů, jako základní právní předpis regulující právní vztahy mezi zaměstnavateli a zaměstnanci upravuje samostatně též i oblast doručování. Tato je in concreto obsaženo, poměrně skrytě, a to v části třinácté, hlavě čtrnácté, ustanovení § 334 až § 337 zákoníku práce. Při doručování písemností v pracovně právních vztazích je tedy nezbytné, aby se účastnici pracovněprávního vztahu řídily podle výše uvedené právní úpravy a nikoliv podle jiného právního předpisu či podle zavedené praxe, což se týká zejména zaměstnavatelů. V běžné pracovní praxi nebývá výjimkou, že zaměstnanec či zaměstnavatel o samostatné pracovněprávní úpravě doručování vůbec nevědí. Příčinnou takovéto vědomosti se smluvní strany mnohdy dopouští zcela zbytečných chyb, které mohou právně způsobit i fatální následky jako např. neúčinnost doručení výpovědi či jiné.[1] Dlužnou poznamenat, že právní úprava doručování podle zákoníku práce je ze své podstaty úpravou kogentní, která neumožňuje smluvních stranám sjednání jiného postupu. Cílem tohoto článku je tedy zejména seznámit čtenáře, ať již jako zaměstnance či zaměstnavatele, s právní úpravou elektronického doručování v rámci pracovněprávních vztahů, jichž jsou účastníky.

II. Obecně k regulaci doručování v pracovním právu

Doručování v pracovním právu lze z logiky věci rozdělit do dvou oblastí a to podle tohoto, kdo z účastníků právního vztahu doručování činí. První oblastí jest doručování zaměstnavatelem, druhou doručování zaměstnancem. Z pohledu zákonné úpravy je doručování zaměstnavatelem vázáno daleko striktnějšími pravidly a formalizovaným postupem, nežli tomu je u doručování zaměstnancem. Pravidly doručování se rozumí forma doručované písemnosti (úkonu), jež je předmětem doručení a způsob doručení resp. postup jakým bude doručení provedeno.

Z pohledu formy doručované písemnosti (úkonu) činěné zaměstnavatelem zásadně platí následující. Pakliže se písemnost doručovaná zaměstnavatelem zaměstnanci týká vzniku, změny či skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance, a dále důležité písemnosti týkající se odměňování, jimiž jsou mzdový výměr nebo platový výměr a záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce (dále jen "písemnost"), musí být takovéto písemnosti doručeny zaměstnavatelem zaměstnanci výlučně do vlastních rukou. Povinnost doručování zákonem stanovených písemností do vlastních rukou se vztahuje toliko na zaměstnavatele. Pokud tedy například zaměstnanec bude zaměstnavateli doručovat svou výpověď z pracovního poměru, kdy takovýto úkon nesporně směřuje ke skončení pracovního poměru, nemusí tak zaměstnanec činit do „vlastních rukou“ zaměstnavatele, nýbrž postačí úkon učinit v tzv. prosté formě doručení neboli dodání písemnosti do dispoziční sféry zaměstnavatele. Zaměstnanec by však měl mít vždy na vědomí, že je potřeba dodržet nejen zákonem předepsanou formu v jaké musí být předmětný právní úkon učiněn (tzn. výpověď vždy písemně), ale též i skutečnost, že doručení písemnosti určené zaměstnavateli je splněno, jakmile ji zaměstnavatel převzal.

Neméně důležitým pravidlem, které je potřeba dodržovat, je nejen forma doručení, ale i způsob doručení tzn. postupu, jakým bude doručení provedeno. Pro zaměstnavatele vyplývá, že veškeré písemnosti adresované zaměstnanci do vlastních rukou,[2] musí být doručovány zaměstnanci na pracovišti, v jeho bytě nebo kdekoliv bude zastižen anebo prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací; není-li to možné, může zaměstnavatel písemnost doručit prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.[3] Současně tedy zákoník práce stanoví i hierarchii postupu doručování, kdy zaměstnavatel se má v prvé řadě pokusit doručit zaměstnanci písemnost do vlastních rukou osobně, popřípadě prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací. Až v případě, že se zaměstnavateli nepodaří zaměstnanci písemnost doručit osobně nebo elektronicky, může k doručení písemnosti využít služeb provozovatele poštovních služeb.[4] V praxi jsou poměrné běžné případy, kdy zaměstnanec odmítne na pracovišti od zaměstnavatele převzít písemnost určenou do vlastních rukou zaměstnance (typicky výpověď či okamžité zrušení pracovního poměru zaměstnavatelem). Pakliže se zaměstnavatel pokusil doručit písemnost osobně a zaměstnanec ji odmítl přijmout, považuje se písemnost za doručenou, i když ji zaměstnanec nepřevzal.[5] Vzhledem k tomu, že v případném soudním sporu leží důkazní břemeno o prokázání doručení písemnosti na zaměstnavateli, doporučuje se vylíčit průběh pokusu osobní doručení formou písemného záznamu opatřeného označením a podpisy svědků, kteří byli události přítomni. Pro veškeré písemnosti, které nejsou zaměstnanci určeny ze zákona do vlastních rukou, může zaměstnavatel doručit de facto jakýkoliv jiným způsobem. Tímto samozřejmě není dotčeno právo zaměstnavatele doručovat takovéto „právně méně významné“ písemnosti stejným či obdobným způsobem jako tomu to je v případě písemností určených do vlastních rukou. Oproti tomu zaměstnanec není zákoníkem práce jakkoliv vázán při volbě způsobu doručování a ani se na něj nevztahují žádná pravidla o hierarchii postupu doručování. Právní úprava sice stanoví, že zaměstnanec doručuje písemnost určenou zaměstnavateli zpravidla osobním předáním v místě sídla zaměstnavatele, nicméně takovéto ustanovení zaměstnance jakkoliv nelimituje při volbě jiného způsobu doručení (např. doručení písemnosti prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb a to i v případě, kdy zaměstnanec může doručit písemnost osobním předáním). Dodejme, že na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen doručení resp. převzetí písemnosti zaměstnanci písemně potvrdit.

III. Doručování prostřednictvím sítě či služeb elektronických komunikací

K doručování písemností prostřednictvím sítě elektronických komunikací,[6] či služeb elektronických komunikací (dále jen „elektronické doručování“),[7] je vhodné předně uvést, že se nejedná ve vztahu k osobnímu doručování o podřadný způsob či postup doručování. Z jazykového výkladu právní normy totiž vyplývá, že osobní doručení je stanoveno na roveň doručování elektronickému.[8] Elektronické doručování má tedy v pomyslné hierarchii postupu doručování stejné postavení jako doručování osobní. Tato skutečnost však bývá v praxi často zcela opomíjena. Mnohdy se lze sekat s názorem zaměstnavatelů, že přednostním a privilegovaným způsobem pro doručování v pracovněprávních vztazích je toliko doručování osobní. Uvedený názor však není správný, neboť pakliže má zaměstnavatel písemný souhlas zaměstnance s elektronickým doručováním písemností a elektronickou adresu zaměstnance, není povinnosti zaměstnavatele doručovat písemnost osobně.

Elektronické doručování jako jeden z možných způsobů doručování písemností mohou v pracovněprávních vztazích využívat jak zaměstnavatelé, tak i zaměstnanci a to za předpokladu splnění zákonem stanovených podmínek. Obecně je třeba zmínit, že stávající úprava elektronického doručování v pracovním právu je možná v zásadě prostřednictvím dvou komunikačních kanálů či prostředků a to emailem (datovou zprávou), nebo datovou schránkou.[9] Zaměstnavatel může zaměstnanci doručovat písemnosti elektronicky (včetně písemností do vlastních rukou) výlučně tehdy, jestliže jsou kumulativně splněny tyto podmínky:

  1. zaměstnanec s elektronickým způsobem doručování vyslovil písemný souhlas, a
  2. poskytl zaměstnanci elektronickou adresu pro doručování, a
  3. písemnost zaměstnavatel opatřil resp. podepsal uznávaným elektronickým podpisem.[10]

Písemný souhlas zaměstnance s elektronickým doručováním může být udělen například v pracovní smlouvě či jiné samostatné listině. Elektronická adresa pro doručování může být též uvedena v pracovní smlouvě či jiné listině.  Pro účinnost elektronického doručení písemnosti zaměstnanci je však nezbytností, aby zaměstnanec do 3 dnů od odeslání písemnosti její přijetí zaměstnavateli potvrdil datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem. Tímto nám na straně zaměstnavatele vzniká podmínka č. 4, neboť pakliže nebude zaměstnanec schopen potvrdit v zákoně stanovené tří denní lhůtě přijetí elektronicky doručené písemnosti zaměstnavateli prostřednictvím svého uznávaného elektronického podpisu, pak bude doručení ex lege považováno za neúčinné s nemožností vyvolání právních účinků.  Potvrzení přijetí elektronicky doručené písemnosti jiným způsobem jako např. např. běžným emailem, ústně, či telefonicky, není možné.

Oproti tomu zaměstnanec může zaměstnavateli doručovat písemnosti elektronicky jestliže:

  1. zaměstnavatel s tímto způsobem doručování vyslovil souhlas, a
  2. oznámil zaměstnanci elektronickou adresu pro doručování, a
  3. písemnost zaměstnanec podepsal svým uznávaným elektronickým podpisem.

I v tomto případě musí být splněny kumulativně veškeré shora uvedené podmínky. Na první pohledu jsou zřejmé dva rozdíly při elektronickém doručování. Na straně zaměstnavatele jako odesilatele zákon výslovně vyžaduje udělení písemného souhlasu zaměstnance s elektronickým doručováním. Je-li odesilatelem písemnosti zaměstnanec, zákon nevyžaduje písemný souhlas zaměstnavatele, tzn. písemnou formu právního úkonu. Zaměstnavatel na rozdíl od zaměstnance tak může s elektronickým doručováním vyslovit souhlas např. i ústně či konkludentně. Druhý méně podstatný rozdíl se týká elektronické adresy pro doručování. Je-li příjemcem písemnosti zaměstnavatel, postačuje, aby svou elektronickou adresu, na níž mu má být doručeno, toliko zaměstnanci oznámil (např. ústně). Pokud má být však příjemcem písemnosti zaměstnanec, je zaměstnanec povinen zaměstnavateli svou elektronickou adresu vždy poskytnout (písemně). Z důvodu právní jistoty a případných sporů mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem týkajících se udělení souhlasu či poskytnutí resp. oznámení elektronické adresy pro doručování, lze jednoznačně doporučit zachování písemné formy nejen na straně zaměstnavatele, ale též i zaměstnance. Pro účinnost elektronického doručení písemnosti zaměstnavateli je obdobně jako v případě zaměstnance nezbytností, aby zaměstnavatel do 3 dnů od odeslání písemnosti její přijetí zaměstnanci potvrdil datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem nebo datovou zprávou označenou svou uznávanou elektronickou značkou.[11] Tímto nám na straně zaměstnance vzniká podmínka č. 4, neboť pakliže nebude zaměstnavatel schopen potvrdit v zákonem stanovené 3 denní lhůtě přijetí elektronicky doručené písemnosti zaměstnavateli prostřednictvím svého uznávaného elektronického podpisu nebo elektronickou značkou, pak bude doručení ex lege považováno za neúčinné s nemožností vyvolání právních účinků. Potvrzení přijetí elektronicky doručené písemnosti jiným způsobem jako např. např. běžným emailem, ústním sdělením, telefonicky, či jinak není možné ani v tomto případě.

Nezbytnost opatřit doručovanou písemnost uznávaným elektronickým podpisem je dána při elektronickém doručování vždy, bez ohledu na to, zda je odesilatelem zaměstnavatel či zaměstnanec. Takováto podmínka je dána dokonce i v případě, kdy je doručování prováděno prostřednictvím datové schránky.[12] Tato podmínka vychází z ust. § 40 odst. 3 zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, který stanoví, že: „Písemný právní úkon je platný, je-li podepsán jednající osobou; činí-li právní úkon více osob, nemusí být jejich podpisy na téže listině, ledaže právní předpis stanoví jinak. Podpis může být nahrazen mechanickými prostředky v případech, kdy je to obvyklé. Je-li právní úkon učiněn elektronickými prostředky, může být podepsán elektronicky podle zvláštních předpisů.“

Pokud tedy zaměstnavatel splnil zákonem stanovené požadavky pro elektronické doručování, může přistoupit k elektronickému doručování. Zaměstnavatelem elektronicky doručovaná písemnost je doručena dnem, kdy převzetí písemnosti potvrdí zaměstnanec zaměstnavateli datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem. Elektronické doručení písemnosti je však neúčinné, jestliže se písemnost zaslaná na elektronickou adresu zaměstnance vrátila zaměstnavateli jako nedoručitelná nebo jestliže zaměstnanec do 3 dnů od odeslání písemnosti nepotvrdil zaměstnavateli její přijetí datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem.[13] Stejně jako zaměstnavatel i zaměstnanec, který splnil veškeré zákonem stanovené požadavky, může započít s elektronickým doručováním. Písemnost určená zaměstnavateli doručovaná zaměstnancem elektronicky je doručena dnem, kdy její převzetí potvrdí zaměstnavatel zaměstnanci datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem nebo označenou svou uznávanou elektronickou značkou.[14] Elektronické doručení písemnosti určené zaměstnavateli je však neúčinné, jestliže se písemnost zaslaná na elektronickou adresu zaměstnavatele vrátila zaměstnanci jako nedoručitelná nebo jestliže zaměstnavatel do 3 dnů od odeslání písemnosti nepotvrdil zaměstnanci její přijetí datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem nebo označenou svou uznávanou elektronickou značkou.

 

IV. Závěrem k právní úpravě elektronického doručování v pracovním právu

 

Účinnost elektronického doručování představuje nejvýznamnější a nejzápadnější otázku v oblasti elektronického doručování v pracovněprávních vztazích vůbec. Je zřejmé, že žádná ze smluvních stran nebude mít zájem doručovat elektronicky písemnost, neboť riziko možné neúčinnosti doručení nelze jednoduše eliminovat.[15]

V konečném důsledku to bude vždy příjemce písemnosti, který svou vůlí rozhodne o tom, zda v zákonem stanovené lhůtě a zákonem předepsaným způsobem přijetí elektronické písemnosti odesilateli potvrdí.

Stávající právní úprava elektronického doručování v pracovním právu je dle mého názoru nastavena poměrně nešťastně, neboť svým rigidním pojetím v otázce účinnosti doručení znemožňuje plnohodnotné a široké využívání.

V tomto ohledu stojí jistě za úvahu, zda by nebylo vhodné v oblasti elektronického doručování v pracovním právu zavést jak na straně zaměstnavatele tak i zaměstnance tzv. fikci doručení, jako tomu je například v případě písemnosti doručované prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, kdy nedojde k vyzvednutí písemnosti v 10 denní pracovní lhůtě. Pakliže se smluvní strany dohodnou v souladu s požadavky zákona na elektronickém doručování, měla by být i pro tuto oblast „moderního“ způsobu doručování písemností zavedena fikce doručení.



* Autor je advokátem v Plzni a doktorandem katedry pracovního práva a práva sociálního zabezpečení na Fakultě právnické ZČU v Plzni

[1] Viz například Rozsudek NS ČR ze dne 14.7.2010, sp. zn. 21 Cdo 1350/2009

[2] Viz písemnosti vymezené v ust. § 334 odst. 1 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce

[3] Viz ust. § 334 odst. 2 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce

[4] J. Stránký a kol.: Zákoník práce.  Praha: Sondy, s.r.o., 2012, str. 510

[5] Vysokajová, M., Kahle, B., Randlová, N., Hůrka, P., Doležílek, J.: Zákoník práce. Komentář. Praha: Wolters Kluwer ČR, a.s., 2012, str. 572

[6] Ve smyslu ust. § 2 písm. h) zákona č. 127/2005 Sb., zákon o elektronických komunikacích, se sítí elektronických komunikací rozumí přenosové systémy, popřípadě spojovací nebo směrovací zařízení a jiné prostředky, včetně prvků sítě, které nejsou aktivní, které umožňují přenos signálů po vedení, rádiovými, optickými nebo jinými elektromagnetickými prostředky, včetně družicových sítí, pevných sítí s komutací okruhů nebo paketů a mobilních zemských sítí, sítí pro rozvod elektrické energie v rozsahu, v jakém jsou používány pro přenos signálů, sítí pro rozhlasové a televizní vysílání a sítí kabelové televize, bez ohledu na druh přenášené informace.

[7]  Ve smyslu ust. § 2 písm. n) zákona č. 127/2005 Sb., zákon o elektronických komunikacích, se službou elektronických komunikací rozumí služba obvykle poskytovaná za úplatu, která spočívá zcela nebo převážně v přenosu signálů po sítích elektronických komunikací, včetně telekomunikačních služeb a přenosových služeb v sítích používaných pro rozhlasové a televizní vysílání a v sítích kabelové televize, s výjimkou služeb, které nabízejí obsah prostřednictvím sítí a služeb elektronických komunikací nebo vykonávají redakční dohled nad obsahem přenášeným sítěmi a poskytovaným službami elektronických komunikací; nezahrnuje služby informační společnosti, které nespočívají zcela nebo převážně v přenosu signálů po sítích elektronických komunikací.

[8] Viz ust. § 334 odst. 2 zákoníku práce

[9] Datové schránky mohou být využívány i k ryze soukromoprávní komunikaci. Viz ust. § 18a zákona č. 300/2008 Sb., zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

[10] Ve smyslu ust. § 11 odst. 3 zákona č. 227/2000 Sb., zákon o elektronickém podpisu, se uznávaným elektronickým podpisem se rozumí: a) zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb a obsahujícím údaje, které umožňují jednoznačnou identifikaci podepisující osoby, b) zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném poskytovatelem certifikačních služeb, který je usazen mimo území České republiky, byl-li kvalifikovaný certifikát vydán v rámci služby vedené v seznamu důvěryhodných certifikačních služeb jako služba, pro jejíž poskytování je poskytovatel certifikačních služeb akreditován, nebo jako služba, nad jejímž poskytováním je vykonáván dohled podle předpisu Evropské unie 3a).

[11] Ve smyslu ust. § 11 odst. 4 zákona č. 227/2000 Sb., zákon o elektronickém podpisu, se uznávanou elektronickou značkou se rozumí elektronická značka založená na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb.

[12] Srovnej ust. § 18 odst.2 zákona č. 300/2008 Sb., zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů.

[13] Viz ust. § 335 odst. 4 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce

[14] Viz ust. § 337 odst. 5 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce

[15] Nasnadě je například skončení pracovního poměru výpovědí zaměstnavatelem, kdy zaměstnanec nebude s výpovědí souhlasit a ukončení svého působení u zaměstnavatele se bude snažit co nejvíce komplikovat.

 

nahoru